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CONTRATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO

(Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679)
Última actualización: 19 de febrero de 2026
Versión 1.0

1. Identificación de las Partes

Entre:
TIMEGEN SL, CIF B21770458, con domicilio social en Rambla de Capuchinos 47, 18600 Motril (Granada), España, correo electrónico contacto@timegen.es, en adelante el “Encargado del Tratamiento,”
y
La entidad cliente que contrata el servicio SaaS TimeGen, en adelante el “Responsable del Tratamiento,”
denominadas conjuntamente las “Partes.”

2. Marco Legal

El presente Acuerdo se celebra en cumplimiento del Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales, y demás normativa laboral y de protección de datos aplicable.
El Encargado tratará los datos personales únicamente por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones documentadas.

3. Objeto del Acuerdo

Este Acuerdo regula el tratamiento de datos personales realizado por el Encargado en el marco de la prestación del servicio SaaS TimeGen.

4. Naturaleza y Finalidad del Tratamiento

Naturaleza

  • Recogida

  • Registro

  • Organización

  • Conservación

  • Consulta

  • Exportación

  • Supresión

Finalidad

  • Registro y control de la jornada laboral

  • Gestión de equipos y proyectos

  • Cumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

  • Cumplimiento de obligaciones laborales

5. Duración

El tratamiento se realizará durante la vigencia del contrato principal del servicio.
Tras su terminación, los datos se conservarán conforme a los plazos legales y a lo establecido en este Acuerdo.
En caso de conflicto entre este Acuerdo y el contrato principal, prevalecerá este en materia de protección de datos.

6. Categorías de Interesados

  • Empleados del Responsable

  • Administradores

  • Supervisores

7. Categorías de Datos Tratados

  • Nombre y apellidos

  • Correo electrónico

  • Registros de jornada laboral

  • Asignaciones de proyecto

  • Geolocalización en el momento de fichaje

  • Dirección IP en acceso web

  • Registros de autenticación

No se procesan datos biométricos.
No existe monitorización continua.
No se realizan decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles conforme al artículo 22 RGPD.

8. Obligaciones del Responsable

Corresponde exclusivamente al Responsable:

  • Determinar la base legal para el tratamiento

  • Informar a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 RGPD

  • Atender el ejercicio de derechos

  • Mantener registros de actividades cuando proceda

  • Supervisar el tratamiento realizado por el Encargado

9. Instrucciones y Control

El Encargado tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable.
Si el Encargado considera que alguna instrucción infringe la normativa aplicable, lo comunicará sin dilación indebida.
El Encargado no utilizará los datos para fines propios.
Se aplicará el principio de minimización de datos.

10. Confidencialidad

El personal autorizado por el Encargado:

  • Está sujeto a obligación contractual de confidencialidad

  • Recibe formación en protección de datos

  • Actúa bajo la autoridad del Encargado

  • Accede únicamente a los datos necesarios

11. Medidas Técnicas y Organizativas

El Encargado aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al artículo 32 RGPD.

Infraestructura

  • Amazon Web Services

  • Región EU West 2 (Londres)

El Reino Unido dispone de decisión de adecuación de la Comisión Europea.
En caso de modificación, se aplicarán garantías adecuadas conforme a los artículos 46–49 RGPD.

Seguridad Técnica

  • Cifrado TLS 1.2 o superior en tránsito

  • Cifrado AES-256 en reposo

  • Copias de seguridad cifradas

  • Procedimientos razonables de recuperación ante desastres

Control de Acceso

  • Autenticación multifactor

  • Acceso limitado a personal autorizado

  • Principio de mínimo privilegio

  • Revisión periódica de permisos

Registros (Logs)

  • Conservación de logs de seguridad durante 12 meses

Evaluación de Riesgos
El Encargado realiza evaluaciones periódicas de riesgos sobre su infraestructura y sistemas.

Gestión de Incidentes
El Encargado dispone de procedimientos documentados para la detección, gestión y notificación de incidentes de seguridad.

12. Subencargados

Subencargados actuales:

  • Amazon Web Services

  • Stripe

  • Cloud66

  • One.com

El Encargado firma acuerdos con subencargados que imponen obligaciones equivalentes a las establecidas en este Acuerdo.
El Encargado responderá frente al Responsable por cualquier incumplimiento de los subencargados, conforme al artículo 28.4 RGPD.

13. Asistencia al Responsable

El Encargado asistirá al Responsable en:

  • Atención de derechos

  • Gestión de violaciones de seguridad

  • Evaluaciones de impacto (art. 35 RGPD)

  • Consulta previa (art. 36 RGPD)

14. Violaciones de Seguridad

El Encargado notificará cualquier violación de seguridad sin dilación indebida, y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a tener conocimiento.

15. Conservación y Eliminación

Los datos se conservarán:

  • Durante la vigencia del contrato

  • Hasta un máximo de 5 años tras la terminación

El Responsable podrá exportar los datos en formato estructurado (CSV).
A elección del Responsable, los datos serán devueltos o eliminados tras la finalización del contrato.

16. Auditorías

El Responsable podrá realizar auditorías documentales hasta una vez al año.
Las auditorías en sitio requerirán un preaviso mínimo de 30 días y no deberán interferir desproporcionadamente en la actividad del Encargado.

17. Transferencias Internacionales

No se realizarán transferencias fuera de la UE o de territorios con decisión de adecuación sin aplicar garantías adecuadas conforme al RGPD.

18. Limitación del Encargo

El Encargado actúa exclusivamente como proveedor tecnológico.
No proporciona asesoramiento jurídico ni laboral.
No será responsable del uso indebido del sistema por parte del Responsable ni del incumplimiento por este de sus obligaciones legales.

19. Legislación Aplicable

  • Reglamento (UE) 2016/679

  • Ley Orgánica 3/2018

  • Estatuto de los Trabajadores

  • Normativa laboral española aplicable

20. Aceptación

Este Acuerdo se considerará aceptado automáticamente mediante la aceptación de los Términos de Servicio de TimeGen y/o la contratación efectiva del servicio.

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